Menggunakan Tabel Pivot untuk Meringkas Data

Misalnya anda memiliki data penjualan yang isinya 50.000 baris seperti terlihat pada Gambar 1

Dengan data itu anda ingin membuat laporan ringkas yang menunjukkan penjualan per wilayah dan produk (region and product).

Gambar 1. Ringkas tabel data berikut.

Caranya: Untuk
meringkas data di atas, anda dapat menggunakan pivot table. Pivot tables sngat cocok untuk analisis data seperti di atas.

Peringatan: Pivot tables di Excel 2007 sangat berubah dari versi

Excel 97-2003. Untuk membuat ringkasan pendapatan berdasarkan wilayah dan produk membutuhkan klik mouse sebanyak 4 kali dan satu kali tahan tarik mouse (drag):

Pastikan bahwa data yang ada dalam daftar memiliki judul (pada baris paling atas) yang berbeda satu dengan lainnya (unik).

Pilih salah satu sel dalam database (data anda). Pilih Menu Insert – Pivot Table.

IntelliSense Excel (sensor cerdas Excel) akan menduga range data anda. Dan biasanya benar seperti pada Gambar 2. Dan Klik OK.

Dengan menekan tombok OK, anda akan melihat tabel pivot yang masih kosong dan dua toolbar tabel pivot baru, dan sebuah dialog daftar PivotTable baru. Dialog Excel versi 2007 memperlihatkan daftar filed pada bagian atas dan empat tempat meletakkan (Drop Zone) field pada bagian bawah dialog, seperti terlihat pada Gambar

Sedangkan pada Excel versi sebelumnya, maka anda harus menarik field dari Dialog Field

List langsung ke pivot table. Proses ini sangat menyulitkan bagi orang yang masih baru mengenal pivot tables. Dalam Excel 2007, anda menarik field dari dialog field list bagian atas ke zona yang yang cocok pada bagian bawah dialog Field List. Biasanya dengan hanya meng-klik field yang ada di dialog Field List akan menempatkan field tersebut pada zona yang tepat. Untuk kasus yang kita miliki ini, maka kita mencoba meletakkan produk merupakan daftar yang ke bawah (judul baris) sedangkan wilayah merupakan judul mendatar (judul kolom).

Gambar 3. Dialog PivotTable Field List di bagian atas dan Drop Zone di Bagian Bawah

Klik Check box Produk di Dialog Field List bagian atas. Excel akan secara otomatis memasukkan ke dalam Row Labels (Label baris) pada drop zone. Pivot table akan menunjukkan daftar produk satu per satu (tidak ada duplikasi) pada Kolom A (lihat Gambar 4).

Gambar 4. Klik sebuah field text, dan Excel memasukkan field itu ke area Baris.

Klik check box Pendapatan yang ada di dialog Field List bagian atas. Dan karena field tersebut adalah numeric maka Excel akan menambahkan pada bagian Values (nilai) dari pivot table.

Jika anda meng-klik check box Wilayah, maka Excel akan meletakkan field tersebut di area row pada pivot table. Karena anda ingin wilayah menjadi judul kolom maka, klik mouse, tahan dan tariklah field Wilayah dari dialog Field List dan letakkan di drop zone Column Labels yang terletak di bagian bawah dialog Field List.

Hasilnya adalah ringkasan data penjualan berdasarkan produk dan wilayah, seperti terlihat dalam Gambar 5.

Gambar 5. Pivot table membuat anda mudah untuk meringkas laporan.

Tingkat Lanjut: Pivot table memberikan banyak opsi (pilihan) yang sangat berguna. Untuk mempelajari lebih lanjut klik disini

Untuk Pemakai Versi Sebelumnya: Jika anda menyukai pivot table pro pada Excel versi sebelumnya, maka anda akan dengan cepat menggunakan pivot table

Excel 2007. Drop zones telah diubah namanya. Drop Zone Row Area sekarang bernama Row Labels. Sedangkan drop zone Column Area sekarang menjadi Column Labels. Drop Page Field menjadi Report Filter. Dan drop zone Data Area menjadi ? Values (walaupun saya menyebutnya drop zone Values, dengan mengabaikan symbol ?).

Agar Lebih Mudah: Pada
awal pembuatan sebuah Pivot Table, maka dialog PivotTable Field List akan berada di layar sebelah kanan. Anda dapat memindahkan ke tengah dengan cara klik pada Judul Dialog dan tarik ke worksheet agar terlihat mengambang di atas worksheet dan mempermudah anda dalam mengatur data. Dalam membuat artikel ini saya menggeser ke tengah agar tampak dalam gambar yang disajikan sebagai contoh.

Bentuk Drop Zone: Anda dapat mengatur bentuk dialog PivotTable Field List dengan mengklik dropdown pada bagian atas. Bentuk yang ditawarkan untuk tampilan ini ada lima (5). Tiga diantaranya tidak menyertakan daftar field atau drop zones. Jika tampilan dialog box anda tidak menampilkan salah satu bagian tersebut, maka gunakan panah dropdown untuk mengembalikan tampilan ke Fields Section and Areas Section Stacked. Ada juga yang menampilkan field dan drop zone secara berdampingan.

Kesimpulan: Perintah
Insert – Pivot Table dapat meringkas ribuan baris data secara cepat. Excel tidak membutuhkan anda mengerti ru
musnya. Anda hanya harus dapat meletakkan field ke dala tata letak (layout) laporan.

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source
1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
   
Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
   Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
   Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
   
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
    
Tips:
• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
  2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
      
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Pengertian Power Point

PowerPoint atau Microsoft Office PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft Office, selain Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya.
PowerPoint berjalan di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh yang menggunakan sistem operasi Apple Mac OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini berjalan di atas sistem operasi Xenix.
Aplikasi ini sangat banyak digunakan, apalagi oleh kalangan perkantoran dan pebisnis, para pendidik, siswa, dan trainer untuk presentasi.
PowerPoint dapat menyimpan presentasi dalam beberapa format, yakni sebagai berikut:

- PPT (PowerPoint Presentation), yang merupakan data biner dan tersedia dalam semua versi PowerPoint (termasuk PowerPoint 12).
- PPS (PowerPoint Show), yang merupakan data biner dan tersedia dalam semua versi PowerPoint (termasuk PowerPoint 12).
- POT (PowerPoint Template), yang merupakan data biner dan tersedia dalam semua versi PowerPoint (termasuk PowerPoint 12).
- PPTX (PowerPoint Presentation), yang yang merupakan data dalam bentuk XML dan hanya tersedia dalam PowerPoint 12.

Disini saya memberikan sebuah fasilitas search engine untuk mencari file powerpoint yang mempunyai type file : PPT
Penggunaannya sangat mudah, anda tinggal memasukkan judul Powerpoint yang ingin anda cari dan klik tombol cari.

http://finderonly.com/PowerpointSearchEngine/

Semoga Bermanfaat

Tags: Powerpoint, PPT, Search Engine